Copie dati


Hai fatto le copie?

Non fare gli scongiuri, adesso..

Non voglio fare il menagramo trattando questo argomento, ma troppo spesso incontro clienti che abitualmente non fanno le copie, o che non le hanno mai fatte, o che alla domanda rispondono ” … le copie??? … “.
Le copie sono importanti, importantissime. Solo chi ha perso molti dati sa quanto (e tra quelli ci sono anch’io, naturalmente!).
Fare le copie, per chi inserisce molti dati, e a maggior ragione per chi li crea (pensiamo ad esempio ad un progettista grafico) deve essere considerato come parte integrante del lavoro.  E’ un onere in più, ma il rischio di perdere i dati è sempre presente.
Se dovete reinserire un anno di contabilità, questo costa tanto tempo, e quindi tanto denaro.
Senza contare lo stress, nervosismo, litigi e lacrime. A volte potrebbe persino essere impossibile reinserire i dati persi, se non si ha modo di ricostruire ciò che si è fatto.

Quindi, se ancora non le avete fatte, fatele oggi stesso!

Per dire qualcosa di positivo su questo argomento nefando, pensate che chi lavora con i pc ha il grande privilegio di poter preservare il proprio lavoro tramite le copie: un pittore, uno scultore, e chiunque lavori con dati non archiviati su supporto digitale non ha questa opportunità!

Le copie devono proteggere da diverse tipologie di rischi:
guasti hardware
guasti software
azione umana
disastri naturali
…secondo la legge di Murphy, esiste anche un’ulteriore possibilità, cioè [ qualcos’altro ] 🙂

Guasti hardware
Anche se l’hardware moderno è tendenzialmente affidabile, è pur sempre soggetto a guasti. Il principale imputato in questo caso è  l’hard disk, su cui vengono memorizzati i dati.
Il problema, a parte qualche raro caso di rottura fisica del disco, è che il criterio di memorizzazione dei dati sugli hard disk, detti anche dischi magnetici, è basato sulla polarizzazione magnetica della superficie del disco stesso. E’ quindi facile intuire quanto possa risultare precaria una memorizzazione magnetica stabile nel mondo in cui viviamo, così pieno di inquinamento elettromagnetico.

Guasti software
Se l’hardware moderno tende ad essere sempre più affidabile, il software non sembra stia seguendo la stessa tendenza. Il nuovo software tende ad essere più ricco, completo, funzionale, bello, ergonomico, ma raramente riesce ad essere più affidabile.

Azione umana
Beh, qui la casistica è veramente troppo ampia.
Un collega che vi vuole far licenziare e vi cancella i dati volontariamente, o che involontariamente rovina il vostro archivio, ladri che entrano e portano via tutto, un pazzo che irrompe in ufficio e spacca tutti i computer. La realtà, come giustamente dicono, supera la fantasia. Basta leggere i giornali.

Disastri naturali
La Natura è sicuramente priva di malignità, ma con tutto il male che le facciamo, a volte capita che non si regoli più così bene.  Sono da mettere in conto anche possibili alluvioni, incendi e terremoti.

Qualcos’altro
Secondo la Legge di Murphy, se qualcosa può andar male, lo farà… ma contro questa regola non c’è copia che tenga :))

Una volta individuati i fattori di rischio, che sono comunque da relazionare alla situazione ambientale in cui si lavora, abbiamo un’idea più chiara del perchè dobbiamo fare le copie.
Adesso dobbiamo definire come farle.

Occorre identificare innanzitutto cosa copiare, il supporto da utilizzare, quindi verificare il programma e l’ efficacia , ed infine la cadenza delle copie.

Cosa stiamo copiando, e dove si trova nel disco
La faccenda è semplice se stiamo facendo il backup dei nostri documenti di testo, che normalmente per gli utenti Windows si trovano nella cartella Documenti, e normalmente saranno files con estensione doc o txt, quindi facilmente identificabili.
Altro discorso invece se stiamo copiando dati da un software gestionale (ogni programma salva i dati in una propria cartella, e nel formato utilizzato dal programma stesso). Sarà quindi opportuno informarsi sulle modalità di salvataggio di ogni singolo programma che si utilizza.

Il supporto
Occorre scegliere bene il mezzo con cui fare le copie, quindi il supporto su cui conservarle, in base alle specifiche realtà. I fattori che influenzano tale scelta sono:

il costo
siccome dovete disporre di diverse unità su cui memorizzare i dati, è indispensabile che esso sia economico (non avrete lo scrupolo di aver gettato via denaro facendo una copia in più).

l’affidabilità
questo requisito è estremamente importante; se avete fatto le copie su un supporto che dopo tre mesi è illeggibile, potreste averle fatte invano.

la velocità
requisito non rilevante, di solito. Se si possono impostare backup che non richiedono interazione dell’utente (es. copie programmate alla notte) la velocità non è determinante. Se però le copie devono essere fatte con l’utente presente, e il sistema non può essere utilizzato durante l’esecuzione del backup, allora anche la velocità è importante.

la disponibilità
è chiaro che se utilizzate un supporto per le copie, esso è disponibile. Bisogna tener presente la disponibilità futura, quando potreste aver bisogno di recuperare i dati; quindi evitare hardware ‘in via di estinzione‘.

l’utilizzabilità
dovreste poter essere in grado di recuperare i dati anche su computer diversi dal vostro, in casi estremi. Valutate se il supporto scelto è utilizzabile su sistemi diversi.

il volume dei dati da copiare
requisito ‘trasversale’ agli altri sin qui descritti. Se dobbiamo copiare pochi piccoli files, inutile comprare un masterizzatore di DVD.

Farle bene, verificarle
Soprattutto nei primi backup, testare il corretto funzionamento della procedura di copia. Controllare visivamente durante la copia che tutto proceda senza intoppi e/o esclusioni di files dalla copia stessa.
Dopo il backup (o almeno una volta ogni due-tre sessioni di copie) è opportuno verificare il contenuto delle copie stesse. Soprattutto se utilizziamo una procedura automatizzata, c’è il rischio che la copia non corrisponda a quello che desideriamo salvare (ad esempio se abbiamo impostato la procedura tempo fa, e successivamente aggiunto archivi nuovi al nostro database).
Meglio perdere un po’ di tempo in questa verifica, piuttosto che ritrovarsi senza copie, pensando di averle.

La cadenza delle copie
Ovviamente non c’è una regola che impone ogni quanti giorni fare il backup. Dipende dal volume di dati creati/inseriti, dalle condizioni di lavoro, e soprattutto dall’ansia dell’operatore 😉
E’ ragionevole pensare che almeno un paio di volte alla settimana sia indispensabile fare il backup; più sono frequenti, meglio è.

Ancora due considerazioni che, come le altre, possono sembrare scontate:

Copie multiple
E’ opportuno predisporre un SET di copie, quindi utilizzare più supporti separati per poter ricostruire la situazione a momenti differenti, e per ridurre i rischi di inutilizzabilitàdel supporto.
Ad esempio, se si fanno copie giornaliere, è una buona regola approntare diversi supporti, uno per ogni giorno della settimana.

Dove conservare le copie
Se abbiamo un perfetto set di copie su CD, e lo appoggiamo sulla scrivania, e nottetempo l’ufficio va a fuoco, sarà stato tutto inutile. Le copie su supporto rimuovibile (floppy, CD, nastri) vanno conservate in altri locali, che abbiano fattori di rischio diversi da quelli che ospitano i PC.

Infine, il classico problema che quotidianamente molti utenti affrontano:

Sbalzi di tensione e/o mancanza di corrente
Contro questo tipo di guasto non servono le copie, o meglio non è possibile fare i backup abbastanza frequentemente. Occorre adottare un modo di lavorare che esponga il meno possibile a questo rischio, compiendo pochi semplici gesti:

Innanzitutto è buona norma installare uno stabilizzatore e/o gruppo di continuità che ripari il computer da anomalie di alimentazione (tra l’altro il PC vivrà più a lungo..).

Se si utilizzano programmi a interfaccia grafica (es. Word, Excel, ecc.) abituarsi a cliccare spesso sul bottone ‘salva’; e’ vero che spesso i programmi sono settati in modo da salvare automaticamente ogni 2-3 minuti, ma è meglio farlo volontariamente.

Se si utilizzano programmi in modalità carattere, chiedere al fornitore del programma spiegazioni riguardo al modo in cui il programma salva su disco, in modo da poter forzare il salvataggio in ogni momento, se lo si ritiene opportuno.

Una pessima, ma dico PESSIMA abitudine (e non solo ai fini dell’integrità dei dati) è di andare in pausa caffè, o addirittura pranzo, lasciando il programma aperto (anche se ridotto a icona….).
Mentre siamo assenti può succedere di tutto…


© 2003 www.guaitoli.it
Scritto da Luigi Guaitoli per www.guaitoli.it
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